Quy trình tiếp nhận hàng hóa

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ HCTRANSPORT

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VỀ CHẤT LƯỢNG, DỊCH VỤ

 

I. QUY ĐỊNH CHUNG

  1. Đối tượng khiếu nại

Là các tổ chức, cá nhân đứng tên trên hợp đồng dịch vụ vận chuyển hoặc là người đại diện hợp pháp của người sử dụng dịch vụ do Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ HCTransprot (Gọi tắt là Công ty HCTransport) cung cấp.

  1. Hình thức khiếu nại
  • Khách hàng khi có khiếu nại về dịch vụ do Công ty HCTransport cung cấp có thể khiếu nại trực tiếp tại văn phòng làm việc của Công ty hoặc gián tiếp qua số điện thoại 0975863092, gửi về Email: hieult@hctransport.vn , gửi văn bản hoặc các hình thức khác…
  1. Thời hạn khiếu nại
  • Là thời hạn khách hàng được thực hiện khiếu nại theo quy định của pháp luật:
    • Thời hạn khiếu nại về giá cước: Là 1 tháng kể từ ngày nhận được thông báo giá cước vận chuyển hoặc hóa đơn thanh toán đầu tiên hoặc từ ngày thanh toán cước dịch vụ vận chuyển của tháng khiếu nại.
    • Thời hạn khiếu nại về chất lượng dịch vụ và các vi phạm khác: Là 3 tháng kể từ ngày sử dụng dịch vụ hoặc xảy ra sự vụ
  • Với các khiếu nại sau thời gian kể trên, Công ty HCTransport có quyền từ chối giải quyết khiếu nại.

II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

  1. Tiếp nhận khiếu nại
  • Tiếp nhận khiếu nại trực tiếp tại văn phòng Công ty HCTransport hoặc gián tiếp qua số điện thoại, email gửi về và báo cáo cho ban Giám đốc trong vòng 24 tiếng và hồi âm lại cho khách hàng trong vòng 24 tiếng.
  1. Xác minh, xử lý
  • Ban giám đốc tiếp nhận báo cáo khiếu nại từ bộ phận kinh doanh, yêu cầu bộ phận liên quan xác minh, báo cáo, sau đó đưa ra hướng xử lý cho bộ phận chuyên môn.
  • Các khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ phận chuyên môn sẽ được giao cho người có thẩm quyền và trách nhiệm giải quyết.
  1. Xem xét giải quyết khiếu nại
  • Các bộ phận có chức năng, thẩm quyền quyết định tiến hành xác minh, kiểm tra thông tin khiếu nại của khách hàng và đưa ra kết luận cuối cùng.
  1. Trả lời khách hàng
  • Khi có kết quả xác minh, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ trả lời cho khách hàng bằng nhiều hình thức: gọi điện, gửi email, gửi văn bản, gặp trực tiếp…
  1. Kết thúc khiếu nại
  • Lưu hồ sơ và kết thúc khiếu nại.

 

III.THỜI HẠN GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

  • Thời hạn giải quyết khiếu nại căn cứ theo từng nội dung khiếu nại của khách hàng tính từ ngày tiếp nhận khiếu nại.
Chỉ tiêu về chăm sóc khách hàng Thời gian giải quyết khiếu nại
Thời gian tiếp nhận và giải quyết khiếu nại tối đa –         Tối đa 20 ngày với các khiếu nại thông thường

–         Tối đa 3 tháng với các khiếu nại, tranh chấp phức tạp.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *